Kapitel 3 …

Es war nicht so, als hätte das Unternehmen in der Vergangenheit keine Versuche unternommen, die Lieferprobleme in den Griff zu bekommen. Jedoch sind die anfangs sehr ambitionierten Projekte relativ schnell wieder gescheitert. Das lag zum einen an der mangelnden Transparenz der Planungssysteme und zum anderen an der komplizierten Bedienung der dazugehörigen Software.

Dabei bereiteten die Algorithmen der Controlling-Programme, welche die Berechnungen der Mitarbeiter-Kapazitäten und Workflows vornahmen, große Schwierigkeiten. Im Prinzip arbeiten alle Anwendungen mit einer Poolplanung der Ressourcen. Sobald ein Mitarbeiter krank wird oder einen Tag Urlaub nimmt, gerät die ganze Planung in Verzug und die benötigte Arbeitskapazität fehlt als Ressource. In herkömmlichen Systemen wird deswegen mit einem ungenauen Faktor von 80, 85 oder 90 Prozent gearbeitet, um den Mangel an Kapazitäten zu kompensieren. Besonders ärgerlich wird es, wenn bereits bei der Eingabe laufend Anpassungen erfolgen müssen, um am Ende das Ergebnis zu bekommen, das man erzielen möchte. Bis jetzt musste sich die Firma an eine Softwarelösung anpassen und nicht umgekehrt. Auch nach ausgiebigen Recherchen in vielen Fachbüchern haben wir keine zufriedenstellende Lösung für dieses Problem gefunden.

Genau diese Problematik wollten wir nun angreifen. Unser Ziel war es, ein eigenes Controlling-System beruhend auf den Anforderungen aus unserer Praxiserfahrung heraus zu entwickeln. Denn ab einer gewissen Unternehmensgröße benötigt man ein funktionierendes Tool zum Planen. Bei kleinen Betrieben hat der Geschäftsführer die Planung noch im Kopf, doch umso größer die Firma wird, umso komplexer und damit komplizierter wird die Planung.

Das neue System kann in Zukunft sowohl für mittlere Unternehmensgrößen, als auch große Fachabteilungen eingesetzt werden. Mit unserem Programm steuert der Planer alle Geschäftsprozesse einfach und effizient.

Schnell stellte sich uns die Frage, welche Neuerungen müssen wir in das System implementieren? Mit wie vielen und welchen Verbesserungen beginnen wir? Nach einiger Überlegung entschied ich: „OK, dann fangen wir einfach mal dort an, wo es am einfachsten und sinnvollsten erscheint. Ich bin Werkzeugmachermeister und wir haben im Moment kein funktionsfähiges Werkzeug für unser Unternehmen. Also müssen wir ein Hilfsmittel für uns selbst erschaffen.“

Unsere Mannschaft setzte sich zusammen und begann, das ganze Thema von hinten aufzurollen. Wir machten uns erst einmal keine Gedanken über das, was wir erzielen wollten, sondern zuerst über das, was wir nicht erreichen wollten:

• Keine Black Box
  (d. h. keine Informationen generieren, die weder der Fachabteilung noch dem Planer unbekannt sind)
• Keine Verschachtelungen
• Kein Algorithmus
• Keine Poolplanung
• Keine unnötigen Funktionen (zu detailliert, zu kompliziert und undurchsichtig)

Wolfgang Strasser beschreibt in seinem Buch „Erfolgsfaktoren für die Unternehmensführung“, wie die optimale Darstellung von Geschäftsprozessen auf einem PC-Monitor aussehen soll: Relevante Vorgänge und Unternehmenskennzahlen werden bevorzugt als Anzeigeelemente auf dem Bildschirm visualisiert, sodass der Nutzer auf einen Blick alle Informationen sehen und überprüfen kann.

So eine Anzeigetafel wollten wir uns konstruieren. Wichtige Daten werden in der Gesamtansicht aufgeführt, um taggleich alle Veränderungen und ihre Auswirkungen beurteilen, bewerten und gegebenenfalls steuern zu können.

Anschließend setzten wir uns mit der Basis des Systems auseinander. Welche Informationen und Funktionen wollen wir angezeigt bekommen? Wie sollen die Daten dargestellt werden? Entsprechend der Regel „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, entschieden wir uns für ein grafisches und übersichtliches Layout.

Mit welchen Planungsgrundsätzen wird in der Realität gearbeitet? Mitarbeiter werden Projekten zugeteilt. Gibt es mehr Projekte als Mitarbeiter, wird ein Projekt verschoben. Gibt es mehr Mitarbeiter als Projekte, lässt man mehrere Personen an einem Auftrag arbeiten. Oder es werden Springer eingesetzt und an andere Abteilungen ausgeliehen (Staffing). Ist keine dieser Methoden erfolgreich, müssen Leistungen bzw. Mitarbeiter eingekauft werden. In der Regel sind die Mitarbeiter in einer Abteilung fest beschäftigt. Teilweise beherrschen sie aber auch Tätigkeiten aus anderen Abteilungen.

Daraus leiteten wir vier Planungsmethoden ab:

1. Planungsmethode intern: Verschieben eines Arbeitsganges
2. Planungsmethode intern: Mitarbeiterkapazitäten tageweise verändern
3. Planungsmethode intern: Staffing
4. Planungsmethode extern: Fremdleistungen einkaufen

Weiterhin musste vom System berücksichtigt werden, dass ein Produkt verschiedene Abteilungen nacheinander oder teilweise parallel zueinander durchläuft. Manche Arbeitsgänge können im Block abgearbeitet werden, andere wiederum nicht. Von Auftrag zu Auftrag dauern die Prozesse daher unterschiedlich lange.

Unsere Planer haben in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht, dass ein Arbeitsgang in der Regel nie in der kalkulierten Zeit abgeschlossen worden ist. Er wurde entweder früher oder später beendet, es sei denn, der Mitarbeiter hat den Prozess schon oft durchgeführt und weiß genau, wie viel Zeit er einplanen muss. Selbst in solchen Situationen kann es passieren, dass ein anderer Mitarbeiter den Arbeitsgang übernimmt und sich die Durchlaufzeit dadurch wieder verändert. Diese Faktoren müssen für eine effiziente Planung im System berücksichtigt werden.

Das Programm, das wir uns wünschten, ist ein Informationstool für verschiedene Abteilungen, wie die Geschäftsleitung, Produktion und den Vertrieb. Damit können alle Mitarbeiter sich täglich über die Projekte, Auslastungen und Zuständigkeiten informieren.

Dieser Wunsch ergab sich aus Missständen, auf die die Abteilungsleiter während den Besprechungen hingewiesen hatten.

Deshalb brauchten wir einen Plan für alle Mitarbeiter. Um die benötigten Informationen den richtigen Benutzer auszugeben, sollte das Programm in jeder Hinsicht sortierbar sein. Nach Abteilungen, Terminen, Zuständigkeiten, Kunden, Produktgruppen, Auftragsnummern und vieles mehr. Damit löste sich die Kommunikationsproblematik auf. Denn es gibt für alle Mitarbeiter ein System mit der Planung, das täglich angepasst wird. Jeder kann auf die aktuellen Informationen zugreifen und Veränderungen sofort in der Übersicht sehen. Zusätzlich speichert die Software Stammdaten, wie Kundeninformationen, Abteilungsbezeichnungen, interne Auftragsdaten, Mitarbeiterübersichten, Mitarbeiterstadien, Feiertage und Produktgruppen. Ergänzt haben wir das Ganze mit eindeutigen Lese- und Schreibberechtigungen für die verschiedenen Rollen der Benutzer.

Damit hatten wir die ersten Funktionen für das neue Controlling-Programm festgelegt. Nun fehlte noch ein passender Name. Er sollte kurz sein und gut klingen. Daher entschieden wir uns für „planovis®“. Einer Mischung aus „plano = plane/schaue“ und „vista = Ansicht/Durchblick“.

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Quellen

Prof. Dr. Liane Buchholz / Strategisches Controlling – Grundlagen, Instrumente, Konzepte / 1. Auflage 2009 / Gabler, GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden

Franz J. Brunner / Japanische Erfolgskonzepte – KAIZEN, KVPN, Lean Product Management, Total Productive Maintenance, Shopfloor Management, Toyota Production System, GD3 – Lean Development / 3. überarbeitete Auflage 2014 / Carl Hanser Verlag München Wien