Kapitel 11 …

Überblick aller Betriebsdaten

Nun hatten wir schon einige wichtige Module gesammelt, die unser System in Zukunft beinhalten soll. Um die Kundenaufträge individuell analysieren zu können, benötigten wir noch ein Modul für die Betriebsdaten. Es liefert dem Planer eine Übersicht über alle Tätigkeiten der Mitarbeiter. In einem herkömmlichen ERP-System stempeln die Mitarbeiter morgens ihre Anwesenheit an und bei Arbeitsschluss wieder ab. Während der Arbeitszeit stempeln die Mitarbeiter, die für Kundenaufträge eingeteilt sind, auf diese Aufträge an und ab. Mitarbeiter, die sich mit internen Tätigkeiten beschäftigen, werden in der Regel vom Programm nicht erfasst. Daraus ergibt sich eine Ungewissheit, die bei der Kalkulation des Deckungsbeitrages oder der strategischen Entwicklung der Abteilungen zu Schwierigkeiten führt. Einen genauen Überblick der Betriebsdaten zu generieren, war in der Vergangenheit sehr zeitaufwändig und hat auf Grund dessen zur Verärgerung der Planer geführt.

In unserer Software gibt es keine allgemeine Anwesenheit zum Stempeln mehr, sondern alle Mitarbeiter müssen sich auf eine bestimmte Ressource eintragen.

Um das zu realisieren, fragten wir uns, welche Betriebsdaten dafür benötigt werden. Es war wichtig zu wissen, wie viele Stunden die Angestellten für Kunden arbeiten, für die wir bezahlt werden und wie viel Zeit in die reine Organisation von Aufträgen aufgewendet wird. Daher gruppierten wir alle Arbeitsgänge in interne und externe Ressourcen.

Zu den internen Arbeitsgängen zählen:

• Administration (Terminkoordination, Ablage und Übermittlung von Post)
• Anbahnung (Aufträge, die kurz vor dem Vertragsabschluss stehen)
• Arbeitsplanung (Koordinieren von Arbeitsleistungen, Strukturieren von Aufgaben und Prozessen)
• Kundenbetreuung (Kundenkommunikation, Kundenbindungsmaßnahmen und After-Sales-Service)
• Logistik (Steuerung, Koordination und Kontrolle von Material, Waren und Endprodukten)
• Wartung (Instandhaltungsmaßnahmen, Austausch von Verschleißteilen und Verbrauchsmitteln)

Des Weiteren werden auch Krankheits- sowie Feiertage ausgewertet. Daraus ergeben sich am Ende vier Zeiterfassungsgruppen: intern, extern, Urlaub und Krankheit.

Durch eine Analyse dieser Daten sieht der Planer sehr schnell, an welchen Stellschrauben er drehen muss, um die bezahlten, externen Stunden zu steigern. Wie auch in den anderen Modulen, definierten wir einige Sortier- und Filterfunktionen zur einfacheren Bedienbarkeit.

—

Quellen

Prof. Dr. Liane Buchholz / Strategisches Controlling – Grundlagen, Instrumente, Konzepte / 1. Auflage 2009 / Gabler, GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden

Franz J. Brunner / Japanische Erfolgskonzepte – KAIZEN, KVPN, Lean Product Management, Total Productive Maintenance, Shopfloor Management, Toyota Production System, GD3 – Lean Development / 3. überarbeitete Auflage 2014 / Carl Hanser Verlag München Wien